Hardware encontra Agile: uma abordagem real para implementar Scrum

Você já tentou encaixar uma peça quadrada em um buraco redondo? É exatamente essa a sensação ao implementar Scrum em equipes de engenharia de hardware.

Recentemente, enfrentamos exatamente esse desafio: ajudar duas equipes brilhantes de engenheiros mecânicos e especialistas em robótica a adotarem práticas ágeis sem esmagar sua criatividade ou interromper seu fluxo de trabalho.

Neste post, vou compartilhar como transformamos um sistema de acompanhamento baseado em papel e caneta em um fluxo ágil eficiente para duas empresas de robótica de ponta na Califórnia, que enfrentavam desafios muito semelhantes. Você vai descobrir:

• Por que decidimos migrar do Jira para soluções mais intuitivas
• A abordagem passo a passo que usamos para apresentar conceitos ágeis a equipes iniciantes
• Como criamos um fluxo de trabalho personalizado que respeitou as necessidades únicas do desenvolvimento de hardware
• Táticas práticas para priorizar tarefas quando tudo parece urgente

Seja você um Scrum Master lutando para adaptar Agile a equipes de hardware ou um líder de engenharia buscando uma maneira mais eficaz de organizar o trabalho, nossa experiência oferece lições valiosas em flexibilidade, pragmatismo e respeito ao estágio atual das equipes.

Estas não eram equipes comuns; eram grupos brilhantes de engenheiros em empresas de tecnologia avançada na Califórnia, construindo robôs impulsionados por inteligência artificial.

O problema? Eles acompanhavam seu trabalho da maneira antiga: papel, caneta e boa memória.

Ah, e o Jira estava lá… acumulando poeira, já que as equipes não estavam realmente engajadas na plataforma (e sabemos bem o porquê, certo? A Atlassian nunca deixa de nos decepcionar).

O Desafio Inicial: por onde começar?

Quando chegamos, encontramos três grandes obstáculos:

• Eles não conheciam Scrum. Uma das equipes nunca tinha tido contato com práticas ágeis. Daily stand-ups? Backlogs? Planejamento de sprint? Nada disso. A outra equipe fazia apenas reuniões diárias.
• O acompanhamento das tarefas não ia bem. Tudo estava anotado em cadernos, na cabeça de alguém, ou perdido no abismo do Jira, que não era atualizado há tempos.
• Não havia reuniões regulares entre as equipes. Faltavam check-ins estruturados ou processos que garantissem alinhamento. As pessoas simplesmente resolviam as coisas conforme surgiam.

Notion ao resgate

Ambas as empresas inicialmente tiveram dificuldades com a UX complicada do Jira, resultando em baixa adesão e gestão ineficiente de tarefas.

Uma empresa migrou completamente para o Notion, enquanto a outra optou por uma solução híbrida: tarefas de desenvolvimento de software foram para o GitHub Projects e as de produção de hardware para o Notion.

Por que Notion? Porque o Notion é o café aconchegante onde suas tarefas gostam de estar, enquanto o Jira parece tentar preparar um espresso dentro de uma cabine de espaçonave.

Para as equipes de hardware, o Notion permitiu:

• Criar pipelines e calendários de produção personalizados.
• Visualizar claramente se as máquinas em produção já estavam vendidas, alinhando prioridades e prazos.
• Automatizar a criação de tarefas, gerando automaticamente todas as tarefas relacionadas sempre que um novo número de série de máquina é criado.
• Desenvolver um calendário de produção customizado mostrando status das máquinas, prazos e prioridades com transparência.
• Montar um quadro personalizado que realmente fizesse sentido para essas equipes.
• Manter as coisas simples e convidativas, incentivando o uso sem medo de quebrar algo.
• Garantir visibilidade sem sobrecarregar ninguém — afinal, ninguém quer precisar de um doutorado só para atualizar tarefas.

Organizando as coisas com um quadro que faz sentido

À primeira vista, nosso fluxo pode parecer Kanban, mas não estamos chamando assim.

Por quê? Porque, embora Kanban seja excelente para fluxo contínuo, ainda estamos alinhados aos princípios do Scrum.

Estamos criando a base para iterações estruturadas, gerenciamento de backlog e priorização – elementos que vão além da abordagem puramente “pull” do Kanban. Em outras palavras, somos Scrum antes de tudo, mas com flexibilidade embutida.

Criamos um fluxo personalizado no Notion com as seguintes etapas:

• Precisa de Refinamento: ideias e tarefas ainda não prontas.
• Próximas: tarefas priorizadas, prontas para execução.
• Em Progresso: sendo trabalhadas ativamente.
• Em Revisão: engenheiros revisando o trabalho antes de avançar.
• Concluídas: finalizadas.
• Em Espera: porque hardware não é software — algumas coisas precisam esperar (materiais, aprovações, realidade).

Essa estrutura deu flexibilidade sem sobrecarregar as equipes com purismo do Scrum.

Prioridades importam, e nem tudo está pegando fogo (só algumas coisas)

Para ajudá-los a focar, introduzimos níveis de prioridade:

• Crítico: urgente, precisa ser feito AGORA.
• Alta: precisa acontecer logo, mas ninguém está em pânico (ainda).
• Média: importante, mas não urgente – sem colapsos se atrasar.
• Baixa: seria bom ter.

Agora, as equipes sempre sabem por onde começar, pois seus backlogs têm prioridades claras.

Uma empresa ainda aprimorou seu fluxo com pipelines automatizados. Sempre que um novo número de série é criado, automações geram automaticamente as tarefas relacionadas no Notion, aumentando a eficiência e transparência.

Próximos passos?

Agora que as equipes estão confortáveis com o acompanhamento e a priorização, o próximo passo pode ser introduzir sprints para uma das equipes — a outra já usa desde o início.

A grande questão é: “Devemos introduzir?”

Como o desenvolvimento de hardware nem sempre cabe perfeitamente em ciclos de software, estamos avaliando com calma qual a cadência certa — ou mesmo se devemos introduzir sprints.

Estamos adaptando o Scrum para fazer as equipes trabalharem com inteligência, não apenas com esforço. Se fizer sentido, os sprints entrarão no fluxo. Caso contrário, “em time que está ganhando não se mexe.”

Fazendo o Agile funcionar a favor dos engenheiros, não contra eles

Scrum para hardware não é impor um framework rígido – é oferecer ferramentas e flexibilidade para que as equipes permaneçam organizadas e eficientes.

Na Avanti Studio, acreditamos em adaptar Scrum às equipes, não o contrário.

Com foco em visibilidade, priorização e ferramentas amigáveis, transformamos ambientes complexos em clareza sem assustar ninguém. E isso já é uma vitória.

Mas queremos ouvir você! Se já trabalhou com equipes de hardware, qual duração de sprint funcionou melhor? Duas semanas? Um mês? Algo personalizado? Compartilhe sua experiência!